Nell’era della videoconferenza cambia lo stile della comunicazione

  • 16/04/2020
  • 11:30
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Le regole base dovrebbero essere diventate patrimonio comune per i moltissimi che in questo periodo stanno usando per lavoro le varie piattaforme di comunicazione a distanza

Le regole base dovrebbero essere diventate patrimonio comune per i moltissimi che in questo periodo stanno usando per lavoro le varie piattaforme di comunicazione a distanza: vietato presentarsi davanti alla telecamera del computer in modalità pigiama, o peggio ancora avendo alle spalle il piano della cucina ingombro dei piatti della cena precedente. Che si debba il più possibile creare uno “sfondo” il più possibile professionale, pur nei vincoli dettati dall’ambiente casalingo, non è sicuramente una novità. Ma non sono solo questi i requisiti perché la comunicazione a distanza funzioni e sia produttiva per i team di lavoro.

Attenzione al focus

Se già nei normali meeting può essere difficile rimanere concentrati sugli obiettivi e chiudere la riunione avendo preso decisioni concrete e operative, lo è ancora di più per gli incontri online, dove è più frequente che le persone “perdano” parte della conversazione ed è oggettivamente più complicato gestire i vari interventi senza che si accavallino. Per questo potrebbe essere importante lasciare all’inizio e alla fine della call un breve lasso di tempo a ognuno dei partecipanti per esplicitare le problematiche di cui si ritiene sia utile parlare e per esprimere un feedback sull’efficacia o meno dell’incontro.

Serve un leader

Proprio per le peculiarità del mezzo, è importante che uno dei partecipanti alla call si assuma il ruolo del moderatore, per gestire nel modo più ordinato possibile la conversazione, magari anche dando in anticipo alcune regole di partecipazione: durata della call, gestione dell’ordine degli interventi, eventuale tempo limite per ogni partecipante e, naturalmente, un ordine del giorno il più preciso possibile. A lui spetterà anche il compito di sintetizzare brevemente gli esiti della call.

Il ruolo dei partecipanti

Il modello della videoconferenza richiede però uno sforzo e un cambio di modalità di comunicazione a tutti i partecipanti, a partire da una più marcata attenzione alle regole: se dal vivo interrompere un collega potrebbe non essere così dannoso per la fluidità della comunicazione, è evidente che in videoconferenza una o più persone che si inseriscono mentre una terza sta parlando genera una confusione difficilmente gestibile. Meglio quindi adottare il sistema del microfono spento durante gli interventi dei colleghi, magari prendendo veloci appunti su temi o obiezioni da porre durante il proprio intervento. Altro rischio evidente è quello di perdere la concentrazione rispetto alla conversazione in atto. Già il fatto di essere in casa, magari con i figli, può introdurre elementi di disturbo, ma bisognerebbe evitare anche quello che nei meeting in presenza non si osa fare, cioè continuare a fare altro durante la riunione.

L’importanza della preparazione

Tempo limitato, necessità di mantenere alta la concentrazione dei partecipanti: questi due elementi richiedono per molti un cambio radicale del proprio stile di comunicazione, che deve essere molto più sintetico e focalizzato sui punti in discussione. Per questo potrebbe essere utile, prima della call, sintetizzare quello che si ritiene indispensabile comunicare ai colleghi, oppure le risposte che è assolutamente necessario ricevere per poter continuare con il proprio lavoro. Con un’avvertenza supplementare: un atteggiamento costruttivo, improntato a trovare le soluzioni e non a sottolineare i problemi, può davvero fare la differenza. 

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