La difficile arte di gestire le riunioni di lavoro

  • 19/09/2017
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Colleghi che arrivano inevitabilmente con 10 minuti di ritardo. Altri che interrompono per rispondere al telefono ...


Colleghi che arrivano inevitabilmente con 10 minuti di ritardo. Altri che interrompono per rispondere al telefono. Discussioni chilometriche per valutare pro e contro, o per stabilire chi fa cosa. E riunioni che spesso finiscono solo perché altre riunioni aspettano, con l’impressione che nulla sia stato veramente deciso. Certo, non tutti i meeting lavorativi sono come li abbiamo rappresentati. Ma è innegabile che ci sia una tendenza a prolungare questi momenti anche oltre il tempo che sarebbe davvero necessario. Secondo uno studio condotto da Bain&Company, i manager trascorrono il 15% del loro tempo in riunioni e i top manager ancora di più: due interi giorni alla settimana. Nel tentativo di porre rimedio alle riunioni-fiume molte aziende hanno messo in campo stratagemmi di vario tipo: la giapponese Toyota ha sperimentato le riunioni in piedi, la californiana Evernote fa suonare un campanello ogni 25 minuti, per rammentare che il tempo fugge…  

Senza arrivare a soluzioni drastiche, ci sono però alcune modalità organizzative che più di altre possono aiutare a mantenere gli incontri di lavoro in un binario di efficacia e di ragionevole durata.

- Stabilire con precisione l’oggetto della riunione è il requisito principale perché sia efficace. Può essere utile non soltanto comunicarla per iscritto a tutti i partecipanti, ma anche scriverla sulla lavagna o proiettarla in sala riunioni per mantenere i partecipanti focalizzati sull’ordine del giorno.

La puntualità è determinante e chi conduce la riunione deve essere il primo a rispettarla. Un manager che arriva in ritardo in qualche modo “autorizza” anche gli altri partecipanti a prendersi il proprio tempo, con effetti deleteri per l’andamento generale del meeting. Stabilire un’ora precisa in cui iniziare la riunione aiuta a focalizzarsi, a non perdere tempo e permette a tutti di organizzare al meglio la propria agenda per il resto della giornata.

- Anche l’orario è importante: riunioni fissate verso il termine della giornata hanno meno probabilità di essere efficaci. Dal punto di vista relazionale e per garantire una buona atmosfera lavorativa bisognerebbe anche non fissare incontri che costringano i collaboratori a rimanere in ufficio oltre l’orario consueto. 

- Importante è stabilire anche le “regole d’ingaggio”: qual è lo scopo della riunione e quale ruolo hanno i partecipanti. E’ una riunione per dare ordini e stabilire incarichi? O al contrario un brain-storming per nuovi progetti? Serve per stabilire un piano di azione? Cosa ci si aspetta da ognuno dei partecipanti?

- Gli ultimi minuti dovrebbero essere dedicati ai dettagli operativi: chi deve fare cosa? Con quali tempi? Quali saranno i passi o le scadenze successive a quello che si è deciso?

- Se la riunione serve soprattutto per raccogliere idee o proposte sui vari ambiti può essere controproducente che il manager esponga per primo le proprie opinioni. Il risultato può essere che si ritrovi di fronte a un coro di consensi e che non raccolga invece opinioni diverse o alternative che invece potrebbero arricchire il progetto. Perché, come ha detto David M. Cote, amministratore delegato di Honeywell: “Il compito di un leader è di avere ragione alla fine di una riunione, non all’inizio. Raccogliere fatti, dati, opinioni e poi prendere la giusta decisione”.